Fonctionnement de « Magn’amap »
Le comité directeur (ou bureau)
Magn’amap est une association fonctionnant avec un comité directeur, sans président.
Ce comité est composé d’un minimum de 3 (trois) membres. Les décisions sont prises de façon collégiale au sein de ce comité.
En cas de vacance de poste, le conseil directeur pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Chaque membre a le même poids de décision. Si le processus de décision du comité directeur n’arrive pas à prendre de décisions de façon collégiale, ce dernier s’engage à affiner les modalités de fonctionnement du comité directeur, en précisant le nombre de voix minimum nécessaire pour valider une décision où à restreindre le nombre de membres du comité de direction. Au sein du comité directeur, le vote par procuration n’est pas autorisé.
Le comité directeur s’engage à discuter de toutes décisions importantes en assemblée avec les adhérents.
Le conseil directeur met en œuvre les décisions de l’assemblée générale, organise et anime la vie de l’association, dans le cadre fixé par les statuts. Chacun de ses membres peut être habilité par le conseil à remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte nécessaire au fonctionnement de l’association et décidé par le conseil directeur. Tous les membres du conseil directeur sont responsables des engagements contractés par l’association.
Le nombre de membres du comité directeur n’est pas limité.
Le comité directeur se réunit, à minima 4 fois par an et chaque fois que nécessaire.
Les adhérents qui le souhaitent peuvent participer aux réunions du comité directeur. Ils prennent part aux discussions, mais pas aux votes.
Les membres du bureau s’engagent à participer à ses réunions le plus régulièrement possible.
Il est dressé un procès-verbal des réunions.
Le rôle des adhérents
Tous les adhérents ont le droit d’assister aux Assemblées Ordinaires et Extraordinaires et de participer aux discussions. L’âge minimum requis pour participer aux votes est de 16 ans.
Les adhérents qui ne pourraient être présents à une assemblée ont la possibilité de donner procuration à un autre membre de l’Association. Ce dernier ne peut, en aucun cas, détenir plus de deux procurations (modèle de mandat en Annexe III p13).
Les Assemblées
Les Assemblées décrites ci-dessous témoignent du fonctionnement démocratique, transparent et convivial de « Magn’amap ».
Aucune décision importante concernant l’Association ne saurait être prise en dehors d’elles.
Les convocations – sur lesquelles figure l’ordre du jour établi par le comité directeur – sont envoyées quinze jours à l’avance par courriel ou par courrier postal.
Un compte rendu des Assemblées Générales est rédigé et envoyé aux adhérents. Il a valeur de procès-verbal et constitue un élément de référence en cas de litige.
L’Assemblée Générale Statutaire Annuelle
Une fois par an, tous les adhérents sont convoqués à l’Assemblée Générale Statutaire.
L’objet de cette Assemblée est d’approuver – ou non – le rapport moral et d’activité, ainsi que le rapport financier présenté par le comité directeur, de voter le budget de l’année à venir, de définir et de fixer les orientations et les projets de l’Association ainsi que les directives à suivre par le comité directeur.
D’autres questions non inscrites à l’ordre du jour et concernant la vie de l’Association peuvent être soumises par les adhérents à l’avis de l’Assemblée Générale Statutaire.
Cette Assemblée fixe le montant de la cotisation que les adhérents doivent verser à « Magn’amap » et élit, pour un an, le comité directeur.
L’Assemblée Générale Extraordinaire
Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée, à n’importe quel moment, pour traiter de questions portant sur le Statut ou le Règlement intérieur.
Une Assemblée Générale Extraordinaire est réunie à la demande d’au moins un quart des membres de l’association ou à la demande d’au moins deux membres du comité de direction.
L’Assemblée Générale « Ordinaire »
Si le comité de direction, qui est chargé de la gestion de l’Association et expédie les affaires courantes, estime qu’il ne peut prendre de décision sans connaître l’avis des adhérents sur un sujet important, il peut convoquer une Assemblée Générale Ordinaire.
Le contrat producteurs-consommateurs
La liste des producteurs se trouve en Annexe IV Page 14. Le bureau pourra modifier cette liste en cas de désistement d’un producteur afin de pouvoir renouveler la distribution du ou des produits concernés.
Deux types d’engagement
Quel que soit le type d’engagement, toute commande passée est due.
Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’association, il est nécessaire de fixer des dates limites pour passer les commandes et de s’y tenir. En conséquence, il ne sera pas tenu compte des éventuelles commandes passées après la date limite.
Contrat-abonnement semestriel (de légumes, de pain, d’oeufs…)
Pour le panier de légumes les adhérents signent un contrat semestriel avec le producteur. Ce contrat détermine le rythme et le volume des commandes.
Dans le cas d’une adhésion en cours d’année, la durée du contrat sera déterminée au prorata temporis.
En cas de force majeure (déménagement…), l’adhérent peut mettre un terme à son contrat. Il doit en aviser le producteur concerné et le bureau un mois à l’avance.
Il est proposé pour les nouveaux adhérents une période d’essai, non renouvelable, de 2 paniers avant l’engagement semestriel du contrat de panier de légumes, et ce en accord avec les producteurs.
Produits en pré-commande
Pour d’autres produits, en fonction des producteurs, des distributions ad hoc pourront être organisées. L’adhérent sera informé à l’avance, passe sa commande et s’engage à acheter au producteur donné la quantité commandée et mise à disposition lors de la distribution.
Paiement à la commande
Le paiement est effectué à la commande. L’objectif étant de permettre au producteur de disposer d’un fonds de roulement ou d’une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou acquitter certaines dépenses. En cas d’implantation d’une nouvelle production ou de développement d’un produit existant, on peut envisager une avance volontaire sur commande de plusieurs mois.
Règlement relatif au contrat-abonnement semestriel :
L’adhérent règle l’intégralité de sa commande semestrielle avant le début du contrat par chèque en six mensualités maximum.
Règlement relatif aux précommandes :
Le règlement se fait au moment de la commande (suivant les modalités ou particularités de chacun). L’adhérent édite, date et signe le document récapitulatif de ses commandes. Ce document, accompagné du chèque de règlement, peut être soit envoyé à la personne référent du produit, soit déposé au local au cours d’une distribution. Il est impératif de respecter la date limite.
La distribution des produits
La distribution des produits est effectuée dans un local dont l’adresse est précisée annexe VIII (p18). Le bureau pourra modifier cette annexe en cas de besoin. Les producteurs y déposent leurs produits avant la distribution. Les produits fragiles (produits laitiers, volailles) sont stockés dans un réfrigérateur placé dans le local.
Les consommateurs viennent retirer leurs commandes une fois par semaine. Le jour et l’heure sont précisés annexe VIII (p18). Le bureau pourra modifier cette annexe en tant que de besoin.
Deux adhérents de l’Association, au minimum, sont présents lors de la distribution et avant celle-ci pour réceptionner les produits et préparer la distribution. Un planning prévoit les permanences.
Les personnes de permanence :
- Vérifient l’adéquation entre les quantités commandées et celles livrées par les producteurs,
- Accueillent les adhérents et leur remettent les produits qu’ils ont commandés,
- Remettent le local en ordre et font le ménage (vérification de la fermeture de toutes les portes),
- Signalent toutes anomalies, problèmes ou autres sur le cahier de liaison dédié à cet effet.
L’adhérent s’engage à venir chercher – ou faire retirer – son panier au jour et à l’heure dits.Annexe I : La charte d’Alliance Provence
La charte d’Alliance Provence sur les AMAP est un document de référence définissant les valeurs, les principes et les engagements auxquels doivent souscrire les associations désirant être reconnues comme AMAP auprès d’Alliance Provence.
L’association Alliance Provence a pour objectif principal de développer et animer le réseau des Associations de Maintien de l’Agriculture paysanne (AMAP). Elle souhaite contribuer au développement d’une agriculture durable et à la mise en place d’une économie solidaire entre villes et campagnes. Elle souhaite permettre aux consommateurs de manger sainement à un prix juste et accessible et qu’ils puissent définir et contrôler ce qu’ils ont dans leur assiette. Elle souhaite que ces consommateurs deviennent des consomm’acteurs.
Cette charte n’a pas pour objet de servir de Règlement intérieur aux AMAP. Il incombe à chaque structure de définir de façon autonome son mode de fonctionnement dans le respect de la présente charte.
Les principes généraux à respecter
Les AMAP doivent respecter 18 principes fondateurs
- La référence à la charte de l’agriculture paysanne (cf. annexe II) pour chaque producteur
- Une production de dimension humaine adaptée aux types de culture et d’élevage
- Une production respectueuse de la nature, de l’environnement et de l’animal : développement d’une biodiversité, fertilité des sols, production sans engrais chimiques de synthèse ni pesticides, gestion économique de l’eau …
- Une bonne qualité des produits : gustative, sanitaire, environnementale
- L’appui à l’agriculture paysanne locale
- La solidarité et des liens actifs avec tous les acteurs locaux oeuvrant pour le maintien de l’agriculture durable et d’un commerce solidaire
- Le respect des normes sociales par rapport aux employés de l’exploitation, y compris le personnel temporaire
- La recherche de la transparence dans les actes d’achat, de production, de transformation et de vente des produits agricoles
- L’accompagnement du producteur à l’autonomie, c’est-à-dire la capacité à être maître de ses choix
- La proximité du producteur et des consommateurs : elle est indispensable pour assurer le lien direct entre eux et pour favoriser le circuit le plus court entre producteur et consommateurs
- Une AMAP par producteur et par groupe local de consommateurs
- La formalisation et le respect des contrats à chaque saison entre consommateurs et producteurs
- Aucun intermédiaire entre producteur et consommateurs, pas de produits achetés et revendus par le producteur sans accord des consommateurs
- La définition à chaque saison d’un prix équitable entre producteur et consommateurs
- Une information fréquente du consommateur sur les produits
- La solidarité des consommateurs avec le producteur dans les aléas de la production
- Une participation active des consommateurs à l’AMAP favorisée notamment par la responsabilisation du maximum d’adhérents
- Une sensibilisation des adhérents de l’AMAP aux particularités de l’agriculture paysanne